AI議事録の作り方5ステップ！録音の一言・保存・人の確認まで中小企業の基本

「会議の議事録づくりに、毎回けっこう時間を取られているんだよなあ…」

そんな悩みを持つ経営者や担当者の方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

結論から言うと、AIに議事録のたたき台を作ってもらうのは、中小企業でもすぐ試せる！

ただし、ツールを選ぶよりも先に決めておきたいのが、「録音の一言」「保存のルール」「人の確認」の3つです。

そこで今回は

を解説していきます。

「次の会議で、さっそく試してみたい」という方は、最後までご覧ください😉

AI議事録でできること｜文字起こし・要約・ToDo抽出

それでは、まず最初にAI議事録でできることを簡単にご紹介しましょう。

大きく分けると、次の3つの作業をAIが手伝ってくれます。

メモを取りながら話を聞くのは、意外と大変ですよね。

その部分をAIに手伝ってもらえれば、会議の最中は「話すこと・聞くこと」に集中しやすくなります。

ここで、1つだけ覚えておいてほしいことがあります。

AIが作るのは、完成した議事録ではなく「たたき台」だということです。

聞き間違いや、似た言葉の取り違えは、どうしても起こります。

最後は人が読み直す。この前提で使うのが、いちばん安心です。

AI議事録を始める前の準備｜録音の一言と、使う会議の線引き

ここまでは、AI議事録でできることをご説明しました。

ここでは、これからAI議事録を試す皆さんが、会議を録音する前に、絶対にやっておいてほしいことをご説明します。

録音の一言についてです。

声や発言は、その人の大切な情報です。

参加者に黙って録音を始めると、あとで不信感を持たれてしまうかもしれません。

そこで僕は、会議の冒頭に次の3つを伝える運用をおすすめします。

つまり、録音の前に「目的・使い道・共有先」を、ひと言で伝えておくということです。

これは、法律で決まった文言ではなく、僕がおすすめする「望ましい運用」です。

お客様や取引先が参加する会議では、会社のルールや契約の内容によっても扱いが変わります。判断に迷ったら、専門の窓口にご相談ください。

もう1つ、準備しておきたいのが、AI議事録を使う会議・使わない会議の線引きです。

会議の種類	AI議事録
定例ミーティング、社内の進捗共有	使いやすい
お客様との打ち合わせ	相手に伝えて、了承を得てから
人事面談、給与や評価の話	最初は使わない
契約・取引条件・機密性が高い話	最初は使わない

最初は、社内の定例ミーティングのような、失敗しても影響の小さい会議から試すのが安心です。

AI議事録の作り方を5ステップで解説｜録音から保存まで

ここからは、実際の作り方を5つのステップでご紹介します。

5つの中で、いちばん大事なのは4つ目です。

人名・会社名・金額・日付・期限は、AIの出力をそのまま信じず、必ず人が確認すること。

この5つは、聞き間違いや取り違えが起きやすい部分だからです。

ちなみに、ツナガルでも、会議の録画をパソコンの中で文字起こしして、議事録にまとめる流れを試しています。

この流れでも、最後に人が読み直すところは、変わりません。

なお、使うツールによって、できることや保存される場所は違います。

「どこに保存されるのか」「入力した内容がAIの学習に使われないか」は、使い始める前に、必ずそのツールの公式の説明で確認してくださいね。

AIを使い始めるときの考え方は、こちらの記事でまとめています。

議事録テンプレートの作り方｜決定事項・ToDo・期限の「型」

ここまでは、5つのステップをご説明しました。

ここでは、議事録づくりを少しでもラクにしたい皆さんが、AIに指示を出すときに使える「型」をご紹介します。

議事録の項目についてです。

AIに「要約して」とだけ頼むと、まとめ方がバラバラになりがちです。

先に項目を決めておくと、読み返しやすい議事録に仕上がります。

AIに頼むときは、文字起こしの文章と一緒に、この5つの項目を伝えます。

そして、文字起こしにない内容は書かせないと、はっきり添えておきましょう。

AIは、会話にないことをそれらしく付け足してしまうことがあるからです。

決まっていないことが「決定事項」に入っていないか、ToDoの担当者や期限が合っているか。ここを、確認のときに見てください。

AI議事録の保存先と削除ルール｜録音・文字起こし・要約を分けて考える

ここまでは、議事録の型をご説明しました。

ここでは、AI議事録を会社で続けていきたい皆さんが、あとで困らないために、絶対に決めておいてほしいことをご説明します。

保存先と削除のルールについてです。

AI議事録では、実は3種類のデータができます。

データ	中身	扱い方の目安
録音	声そのもの	見られる人を最小限に。文字起こしと要約ができたら削除も検討
文字起こし	発言の全文	参加者など限られた人だけが見られる場所に保存
要約・議事録	決定事項やToDo	関係者に共有。保存期間を決めておく

ポイントは、録音と全文は「濃い情報」、要約は「薄めた情報」だということです。

共有するのは要約や議事録にとどめて、録音と文字起こしの全文は、見られる人を限るのが安全です。

そのうえで、次の3つを紙1枚にメモしておきましょう。

クラウドのツールでは、会議が終わっても録音や文字起こしが残り続けることがあります。

「消したつもりが残っていた」とならないよう、使う前に削除のやり方も確認しておいてくださいね。

個人情報・機密情報はAIに入れない｜個人情報保護委員会の注意喚起

ここまでは、保存先と削除のルールをご説明しました。

ここでは、お客様や従業員の情報を扱う皆さんが、議事録づくりでも気をつけてほしいことをご説明します。

個人情報の扱いについてです。

会議の中では、お客様の名前や連絡先、従業員の評価など、個人情報が話題に出ることがあります。

国の個人情報保護委員会は、2023年6月に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」を公表しています。

この中で、個人情報を含む入力をする場合は、利用目的の範囲内かどうかを確認することなどが示されています。

引用：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」

詳しい内容は、必ず上のページの別添資料で確認してください。

議事録づくりに当てはめると、僕は次のように考えています。

迷ったら、AIには入れずに、これまでどおり人が手で書く。それで十分です。

AIに入れてはいけない情報の考え方は、こちらの記事でも詳しくご説明しています。

また、AIに作業を任せるときの「人が確認する線引き」は、こちらの記事が参考になります。

まとめ

今回は、「AI議事録の作り方5ステップ！録音の一言・保存・人の確認まで中小企業の基本」と題して、安全な始め方を解説しましたが、いかがだったでしょうか？

• AIが作るのは、完成品ではなく「たたき台」
• 録音の前に「目的・使い道・共有先」をひと言で伝える
• 人名・金額・日付・期限は、必ず人が読み直す
• 録音・文字起こし・要約は分けて、保存先と削除の時期を決める
• 個人情報や機密が中心の会議は、最初は使わない

議事録づくりは、AIの力を借りやすい仕事のひとつだと思っています。

ただ、便利だからこそ、録音の一言や保存のルールを先に決めておく。これが、安心して続けるコツだと僕は思っています。

まずは、次の社内の定例ミーティングで、録音の一言を添えて1回だけ試してみましょう！

ツナガルでは、議事録づくりの試し方も含めた、AI導入のご相談をお受けしています。

「議事録にAIを使いたいけど、ルールをどう作ればいいか分からない」という方は、ツナガルへお気軽にご相談ください。

参考・確認日：2026年10月22日
・個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
※制度やサービスの内容は変更されることがあります。ご利用の前に、必ず公式の情報でご確認ください。